При слове «архив» у большинства людей возникают неясные представления о полках с пыльными бумагами, что-то тихое и скучное. Тихое - да, а вот все остальное совсем не соответствует действительности. По полкам архива можно по кусочкам собрать не только историю нашего района, некоторые факты жизни отдельно взятых людей. Здесь хранятся все значимые для Спас-Деменска документы, да и труд работников архивов далеко не скучный и заурядный, а интересный и кропотливый.
Накануне профессионального праздника мы отправились в Спас-Деменский архивный отдел, где узнали о всех тонкостях этой работы у главного специалиста и единственного работника отдела - Светланы Дятловой.
- Светлана Викторовна, расскажите, с чего начинается работа архива?
- С того момента, когда сюда поступают документы. В мои должностные обязанности входит сбор, обработка и обеспечение сохранности тех документов, которые образуются в ходе деятельности учреждений и организации города и района. Конечно, в архив поступают и документы от ликвидируемых предприятий, с помощью которых я отвечаю на запросы граждан, социально-правовые вопросы, подтверждаю стаж работы или заработную плату человека.
На сегодняшний день отдел тесно сотрудничает с 43 организациями. В каждой из них есть ответственные лица, назначенные за ведение архива, я в свою очередь оказываю им консультативную помощь и помогаю упорядочить и систематизировать необходимую документацию.
- Какие документы у вас хранятся?
- На сегодняшний день в архиве хранится более 20 тысяч различных документов, в том числе дела управленческой документации и по личному составу. Это достаточно большой объем для такого маленького помещения, которое имеется в распоряжении архива. Оно заполнено более чем на 200% и, по сути, новые документы принимать уже некуда.
- Давайте поговорим об истории Спас-Деменского архива. С какого года он ведет свое летоисчисление?
- Большинство того, что хранится, относится к послевоенному времени. Есть, конечно, документы, относящиеся к военному времени, но это уже после 43-го года, ведь до этого Спас-Деменский район входил в состав Смоленской области, поэтому и часть сведений сегодня хранится в Смоленском архиве. Сохранились документы, подтверждающие оккупацию наших населенных пунктов, сведения о полностью уничтоженных деревнях и другие. Конечно, все они представляют еще и историческую ценность. Ранее в Спас-Деменском архиве хранились метрические книги 1889 - 1909 годов, в 2002 году они были переданы на хранение в Государственный архив Калужской области. А вот последние поступления в наш архив были в 1996 году - документы от сельских поселений.
- Расскажите о сроках и условиях хранения документов.
- Управленческие документы хранятся постоянно, документы по личному составу - в течение 50 лет. Конечно, при хранении соблюдается ряд специальных условий: температурный и световой режимы, влажность и обеспыливание.
- Как часто и по каким вопросам в архивный отдел обращаются граждане?
- Надо сказать, что работа с запросами - приоритетное направление деятельности архивариуса. Причем с запросами обращаются не только жители нашего региона, но из ближнего и дальнего зарубежья. Часто запросы к нам поступают из Пенсионного фонда. В среднем за год их насчитывается более 300. В основном запросы касаются подтверждения стажа работы, заработной платы. Набирает популярность установление своей родословной, поэтому многие через архив восстанавливают сведения о родственниках.
- Светлана Викторовна, в какие сроки вы должны ответить на запрос?
- По регламенту на это отведен один месяц, но я стараюсь выполнить все в более сжатые сроки - за одну-две недели. Это зависит от сложности справки. Например, если человек обратился с полным пакетом документов, времени уйдет меньше. А если он потерял трудовую книжку - будет сложнее разыскать сведения о нем, и время на ответ увеличится.
- В век всеобщей цифровизации храните ли документы в электронном виде?
- Пока это только начальный этап. Оцифрована только база данных, в которую внесены фонды и описи. Чтобы перевести в электронный вид все документы, необходимо специальное оборудование, но, к сожалению, средств на его приобретение пока нет. Поэтому приходится трудиться по старинке - с бумажными документами, ценность которых, я уверена, не утратится, а значит, архивы будут востребованы еще долгие годы.
- Большое спасибо за беседу.
Екатерина Никишкина.
Фото автора.